Sastanku je prethodio prijem članova Upravnog odbora kod predsjednika Bugarske gospodina Rumena Radeva koji je iskazao punu podršku i istakao značaj projekta za cijeli region, a takođe pohvalio i napore koji su do sada ostvareni u cilju njegove realizacije. Predsjednik Rumen je iskoristio priliku da se osvrne na Naučni Forum koji je je prošle nedjelje održan u Trstu, što smatra velikim uspjehom u kontekstu ostvarenja ovog regionalnog projekta. 

Ministarka nauke Sanja Damjanović, kao VD predsjedavajuća Upravnim odborom, zahvalila se predsjedniku Radevu na prijemu, a posebno na podršci koja u ovom trenutku ima poseban značaj imajući u vidu da upravo Bugarska predsjedava Evropskom unijom. Takođe, ministarka je upoznala predsjednika sa značajnim koracima ostvarenim tokom 2017. godine. 

Profesor Hervig Šoper, specijalni gost i posmatrač sastanka Upravnog odbora, takođe se obratio predsjedniku Radevu i podijelio iskustvo u vezi za realizacijom sličnog projekta SESAME u Jordanu. Profesor Šoper je istakao u razgovoru da je sada pravo vrijeme za realizaciju velikog naučno-tehnološkog projekta u Jugoistočnoj Evropi, a koja je trenutno u političkom fokusu Evropske unije. 

Svi članovi Upravnog odbora su pojedinačno istakli značaj realizacije ovakog projekta, koji bi nesumnjivo bio pokretač sveukupnog, ekonomskog, socijalnog i političkog razvoja Regiona. 

Nakon prijema, na sastanku Upravnog odbora usvojen je Pravilnik o radu tog tijela (Rules of Procedures), te razmatrane naredne aktivnosti i neophodni koraci u kontekstu realizacije projekta. 

Jednoglasno je za predsjedavajućeg Upravnim odborom izabrana ministarka nauke dr Sanja Damjanović, čiji mandat će trajati dvije godine. 
Sastanku su prisustvovali predstavnici potpisnica Deklaracije o namjeri, kao i predstavnik Republike Hrvatske, koja će u međuvremenu takođe potpisati Deklaraciju. 

Tokom boravka u Sofiji, ministarka nauke se takođe sastala i sa ministrom prosvjete i nauke Bugarske gospodinom Krasimirom Valchevom, koji je pohvalio uložene napore i izrazio punu podršku projektu.